Każdy gdzieś zapisuje swoje kontakty czy to w telefonie, komputerze, programie pocztowym czy w samej skrzynce. Gdzieś trzeba je gromadzić. Wygodnie jest je mieć pod ręką np. telefonie czy w programie pocztowym z którego korzystamy na co dzień. Jednak gdy dochodzi do przypadku gdy musimy wyciągnąć już większą ilość danych z naszej książki kontaktowej to już nie jest tak szybkie i wygodne.
Dajmy taki przykład w książce kontaktowej w programie pocztowym masz 100 znajomych. Nadchodzi święto z okazji dnia kobiet. Chcesz szybko wysłać do wszystkich kobiet z twojej listy adresowej maila z życzeniami z okazji ich święta.
Oczywiście możemy wysyłać do każdej z nich maila tworząc go osobno dla każdej z nich lub stworzyć ogólną treść lecz wybór konkretnych adresów z książki zajmie troszkę czasu.
Niektóre programy pocztowe, umożliwiają wyciągnięcie, filtrowanie danych aczkolwiek jest to bardziej czasochłonne a do tego wymaga nieco więcej wiedzy. Ja wykorzystałem do tego narzędzie, które mam jest prostsze i szybsze.
Do tego celu wykorzystałem Excela równie dobrze nadaje się darmowy Calc i to w nim postanowiłem zrobić swoją listę kontaktową w postaci tabeli. Aby dobrze spełniała ona swoją funkcję musi być dobrze przygotowana i sformatowana a także rzetelnie prowadzona pozwoli to nam na szybkie wyciąganie danych.
Tak więc stworzyłem sobie nowy arkusz a w nim tabelę gdzie dodałem nagłówki kolumn:
– Lp
– imię
– nazwisko
– telefon komórkowy
– telefon stacjonarny
– e-mail
– data urodzenia
– data imienin
– Państwo
– miejscowość
– kod pocztowy
– adres
– grupa (np. rodzina, znajomi, przyjaciele, współpracownicy)
– płeć
– komunikator (np. GG, Skype)
– uwagi
Oczywiście możemy dodać inne wg. własnych potrzeb np. firma, stanowisko, nip firmy itp.)
Następnie należy sformatować odpowiednio poszczególne komórki, te zawierające Datę – niech są w formacie daty. Dla kolumn zawierający dane Kraj, Miasto, Płeć oraz Grupa stworzyłem rozwijalną listę tak by uniknąć błędów w przyszłości przy wprowadzaniu danych.
Gdy już skończyliśmy formatować poszczególne kolumny wystarczy uzupełnić danymi. A następnie ustawić filtr i zaraz mamy interesujące nas dane np. wszystkie Panie czy osoby z danego miasta, kraju. Teraz tylko korespondencja seryjna dzięki, której możemy spersonalizować naszą wiadomość i wysyłamy. Albo podrostu wysyłamy ogólną wiadomość do grupy docelowej korzystając z pola UDW.
Poniżej dołączam wam przykład książki adresowej w Excelu jaki przygotowałem. Mimo, że nie jestem jakimś super znawcą tego programu. Mam nadzieję, że się wam przyda.
A jak Ty organizujesz swoje kontakty? Napisz w komentarzu co sądzisz o tym sposobie organizacji czy masz jakiś inny? Jeśli tak napisz jaki! No i czy załączony plik książki adresowej Ci się przyda?
